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もう誰も困らない！仕事をスムーズに引き継ぐ方法

シンガポールでお仕事を探す・始めるAugust 10, 2023 09:00

こんにちは。

出産などのライフステージの変化により休職する場合や、新たな挑戦に向けて退職する際に誰もが経験する業務の引き継ぎ。

抜け目なく行うためには、業務を引き継ぐ方も、引き継がれる方も労力が必要です。

今回は、そんな引き継ぎ業務を少しでもスムーズに行うために知っておきたいポイントについてご紹介いたします。

【目次】
1.なぜ、引継ぎ業務が大切なのか？
2.スムーズに引継ぎを進めるためのプロセス
2-1. 担当業務のリストアップ
2-2.引き継ぎ資料作成
2-3.引き継ぎスケジュールの策定と担当者確認
3.スムーズに引き継ぐためのポイント
4.最後に

1.なぜ、引継ぎ業務が大切なのか？

まずは、なぜ引き継ぎ業務が大切なのかを改めて認識しておきましょう。

引き継ぎの目的は、大きく分けて3つあります。

まず1つめが、引き継ぐ相手が新しい業務に困らないために行うということ。

次に、業務を離れた自分への問い合わせがいつまでも来ないようにすること。

そして3つ目が、取引先などの相手の信頼を損なわないようにするということです。

特に3つ目はしっかりと認識しておきたい重要なポイントです。

事前情報がないまま一から関係構築を行うのは、取引先相手にとっても負担になります。

自社内の関係者間でしっかりと引き継ぎを行っておくことで、取引先と個人の信頼関係だけではなく、自社のイメージも守ることができるでしょう。

これらのことから、引き継ぎ業務はあいまいに済ませるのではなく、ポイントを抑えながらしっかりと行っておくことが大切です。

2.スムーズに引継ぎを進めるためのプロセス

それでは実際に、スムーズに引き継ぎを行うためにはどのようにすれば良いのでしょうか。

以下にプロセスをご紹介いたします。

2‐1.担当業務のリストアップ

まずはしっかりと自身が担当していた業務を細かくリストアップしてみます。

次に、それらの業務は一人で行う業務だったのか。

またはチームや関係者への確認が必要だったのか、などの関係者を書き出し、一つ一つの業務で行っていたプロセスを明確化します。

抜け漏れがないよう何度も見返し、誰が読んでも分かるように細かく丁寧に書いてあることを確認しましょう。

2-2.引き継ぎ資料の作成

次に、前のステップで作成したリストを元に引き継ぎ資料を作成します。

ここで気をつけたいポイントは、担当業務のリストと同じく、誰が読んでも分かるように記載することを気をつけつつ、後任の担当者が困ったときにすぐに見返せるよう簡潔にすることです。

資料の量が多く、後々必要なときにすぐに情報を見つけられなければ本末転倒です。

一方で、情報は削りすぎないことがベストです。

例えば独自のシステムを使用した業務の場合は、システムの画面のスクリーンショットなどを手順ごとに挿入するなどして、いつでも見返して復習できるようにするなどの配慮を行います。

このほかにも、自身が業務を進める上での体験談から、「このようにすると良い」「ここが失敗しやすい」などの情報も書いておくと良いでしょう。

また、取引先に関するワンポイント情報なども忘れずに記載しておくと、抜け漏れを防ぐことができます。

なるべく親切な引継ぎ資料の作成を心がけましょう。

2-3.引き継ぎスケジュールの策定と担当者確認

次に、作成した引き継ぎ資料をもとに、それぞれを引き継ぐ担当者を確認の上、無理のない引継ぎスケジュールを策定します。

期間内に、後任となる担当者の無理のないスケジュールで引き継ぎが完了するよう余裕を持ったスケジュールをイメージしておくようにします。

また、引き継ぎ先が多岐に渡る場合も同様、それぞれの担当者へ抜け漏れなく引き継げるよう予めスケジュールを引いておきましょう。

この時、それぞれの引き継ぎはリモートワークのままオンライン上で完結できるのか、実際に会社で顔を合わせて行った方が早いのか、なども確認しておくと安心です。

3.スムーズに引き継ぐためのポイント

最後に、いざ業務を引き継ぐ際に気をつけておきたいポイントをご紹介いたします。

3‐1.こまめに不明点を確認する時間を設ける

まず一つ目は、引き継ぎ中は不明点を確認する時間をこまめに設けることです。

説明する方にとっては慣れた業務、「こんなこと…」と思う場合があるでしょう。

しかし、引き継ぎ相手にとっては新しいことの連続です。

こまめに確認の時間を設け、都度なるべく不明点をなくしながら引き継ぎを進めましょう。

3‐2.一人で業務を行えるか見守る

業務を引き継いだあと、実際に後任の担当者が一人で業務を行ってみることを見守る時間を作りましょう。

滞りなく進められたら引き継ぎは完了です。

一方で、間違えてしまった場合は、どこに躓いたのかなどを一緒に確認し、次回への反省点まで話し合っておけば安心です。

スケジュールを組む際は、見守る時間までしっかり計算の上、引き継ぎを行うようにしましょう。

3‐3.引き継ぎ先の担当者だけではなく、取引先や関係者への連絡も入れておく

混乱を防ぐため、業務を引き継ぐ際は、必ず取引先や関係者にも連絡を入れておくようにしましょう。

突然関係者が代わり、新担当者から連絡が入ることは信頼関係を保持するためにも避けた方が安心です。

4.最後に

今回は、業務をスムーズに引き継ぐ方法とポイントについてお届けしました。

どのような理由で現職を離れることがあっても、自身が行っていた業務はしっかりと後任へ滞りなく引き継げるよう準備ができると安心ですね。

ぜひ、その時がきても焦らず、冷静な引き継ぎができるよう気持ちを整理しておくと良いでしょう。

本情報がご参考になれば幸いです。

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