こんにちは。

リーラコーエン シンガポール マーケティング担当の野上です。

ハロウィンが終わり、オーチャードロードのクリスマス装飾も盛り上がってきましたね。

一年中暑いシンガポールですが、街中を歩いていると至るところで季節の装飾を見ることができるのが良いところ。

1年の終わりももうすぐそこに来ていることを実感するとともに、これからの華やかなシーズンに想いを馳せることができます。

さて、そんな11月ですが、すでに年末年始の旅行計画などで長期休暇の計画を立てている方もいらっしゃるかもしれません。

一方で、年末に向けて大きなプロジェクトや業務が山積みで年間で最も忙しいという方も多いことと思います。

そこで今回は、年末年始の休暇を楽しく迎えるために今から確認しておきたいポイントについてお届けしたいと思います。

【目次】
1.何事も早めの計画を！
2.チームとのコミュニケーションは抜かりなく
3.TODOリストを作成する
4.不在時の自動応答メールを設定する
5.クライアントには直接知らせておく
6. 万が一の場合はリモートワークを活用する
7.最後に

1.何事も早めの計画を！

やはり最も大切なのは、休暇を早めに計画しておくことです。

早めに計画をすることで、直前になって周囲に迷惑をかけるリスクも減らすことができます。

まずは早めのタイミングで、自身が持っている仕事量と、会社の年末年始のスケジュールを現状把握することから始めましょう。

重要な締切日、進行中のプロジェクトの有無、または注意を払う必要のあるタスクを洗い出し、スケジュール感をイメージします。

その上で、どのくらいそれらの業務にコミットする必要があるかを確認し、休暇の計画を立てると滞りなく仕事を進められるでしょう。

2.チームとのコミュニケーションは抜かりなく

休暇の計画をしたあとは、共に仕事を進めるメンバーとのコミュニケーションが肝になります。

休暇の予定については、チームや関係者に余裕をもって伝えるようにしましょう。

それぞれがメンバーの休暇を把握することで、休暇に合わせて計画を立てることができます。

特に全員で進めなければならないプロジェクトなどがある場合は注意しましょう。

3.TODOリストを作成する

休暇を決め、上司やチームメイトに報告したあとは、抜け漏れがないようTODOリストを作成し、順番に片づけていくことをおすすめいたします。

例えばスマートフォンのカレンダーやタスク管理アプリなどのデジタルツールをフル活用するのが良いでしょう。

休暇前に完了させる必要があるタスクのリマインダーを日にちごとに設定したり、プロジェクトごとにやっておかなければならないTODOを記入してアラームを設定したり。

頭の中を整理することにも繋がり、抜け漏れなく計画的に進めることができ、進捗状況を手軽に確認ができる。

まさに一石三鳥の方法です。

4.不在時の自動応答メールを設定する

休暇に入る前には、休暇の日程と代替連絡先を明記した簡潔な自動応答メッセージを作成しておくと安心です。

休暇中に急ぎの案件に対応することはできればしたくないもの。

戻り次第メールに返信する旨を明記しておくことで、相手にも休暇中であることが伝わり、返信がないことを不安に思われる心配も軽減できます。

とはいえ、休暇明けに膨大なメールを確認したり対応したりする作業もとても大変ですよね。

1日の中で時間を決めて、案件ごとにメールを事前に捌いておくと休暇明けスムーズにお仕事に戻れるかもしれません。

5.クライアントには直接知らせておく

一方で、社外のクライアントには事前に休暇の予定を伝えておくようにしましょう。

場合によってはクライアントの方も休暇の日程があるかもしれません。

事前に互いが共有しておくことで、それぞれのスケジュールに漏れなく計画を立てることができるでしょう。

6.万が一の場合はリモートワークを活用する

色々画策してもどうしても期限に間に合わない、タスクが多いなどの懸念点がある場合、会社の規定でリモートワークが可能であればリモートワーク制度を活用するのも良いでしょう。

リモートで管理できる業務があるかを事前に確認し、可能性を探っておくと万が一の不備や非常事態に対応するバックアップ体制を整えることができます。

7.最後に

今回は、年末年始の休暇を計画する際に覚えておきたい6つのポイントについてお届けしました。

休めるときに思い切り休むためにも、与えられているタスクは事前にしっかりこなすというメリハリはとても大事なように思います。

これからのホリデーシーズンに備え、本記事が少しでも参考になれば幸いです。

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