こんにちは。

リーラコーエン シンガポールの平林です。

 

早くも10月に入り、今年も残すところあと2か月を切りました。

年末年始、旧正月に向けてイベントが多くなるこの季節、人材業界においては人の動きが鈍化する時期でもあります。

なかなか求人に見合う人材がいない中、この人は！という候補者に巡りあった際は、ご入社までスムーズにプロセスを進めたいものです。

ましてや人の動きが少ない今の時期は尚更のこと。

 

人材採用において、会社説明会や面接内容等、様々なプロセスにおいて自社の魅力付けを行うのは今や当たり前のことで、多くの企業が新卒/中途採用問わず海外でも行っております。

一方で、優秀な人材を惹きつけ確保するチャンスは、プロセス中だけのことに限ってのことではありません。

今回は人材紹介会社の視点から、各プロセスが終わった後のアフターフォローに焦点を当てて、採用のポイントをお伝えしたいと思います。

 

 

1. なぜアフターフォローが必要なのか

商品やサービスを購入した際、何かあった時の確認や相談窓口に代表されるアフターフォローサービスは一般的かと思います。

人材採用におけるアフターフォローとは、主に面接やオファー連絡、内定承諾から入社まで、多岐に渡るプロセスの合間に行われるフォローアップを指します。

では、なぜ人材採用においてアフターフォローが必要なのでしょうか？

人材採用は複数の細かい選考プロセスから成り立っていますが、実際の候補者の方との接点は時間にすると、とても限られております。

数回の限られた時間の面接では、候補者の印象に残るかどうかは定かではありません。

かつ、複数の選考を同時に進めている候補者にとっては、どうしても直近の接点が色濃く印象に残りがちです。

面接内でどれだけ良い印象を与えたとしても、時間が経てば風化してしまうものです。

そこで、アフターフォローが効果的な働きをします。

 

2. アフターフォローが必要なプロセス

では実際にどのようなシーンでアフターフォローが必要となるのでしょうか。

選考プロセス毎に時系列で見ていきましょう。

 

2‐1. 面接

候補者との一番最初の接点となるのが面接です。

通常30分～1時間程の時間をかけて、過去の経験や志望動機、会社や業務内容の説明等を行うかと思いますが、特に1次面接では確認事項だけで時間が経過してしまうことがほとんどです。

候補者に至っては、緊張も相まって、面接時の印象が記憶に残りにくい場合があります。

また直近ではオンライン面接が主流のため、直接会わないことで、体験から来る印象が薄くなりがちです。

このため、アフターフォローを行うことで印象付けを行うことができるでしょう。

 

2‐2. オファー連絡

オファー連絡とは企業が採用の意思を伝えるプロセスとなり、オファーレターやオファー面談を通じて行います。

採用条件や入社後にお任せしたい業務等を文章や口頭で正式に伝える場となりますが、どうしても条件だけを一方的に提示してしまいがちですので、ここでもアフターフォローは有効です。

 

2‐3. 内定承諾

候補者が内定を承諾したら一安心！ではありません。

アフターフォローが肝となるのは、このプロセスです。

特に外国人の場合はビザ申請等で入社までに時間を要することがあります。

入社遅延や内定辞退などの最悪のケースを防ぐためにも、入社までの道のりをしっかりとフォローしていきましょう。

 

2‐4. 入社

人材採用において最も重要とされるのが、入社後のアフターフォローです。

入社直後の新入社員は多かれ少なかれ不安を感じており、前職や入社前とのギャップを感じているかもしれません。

アフターフォローを通じて、早期退職に繋がらないように、しっかりとコミュニケーションを取る必要があります。

 

3. 具体的なアフターフォローの内容

それでは実際にどのようなアフターフォローが効果的でしょうか。

上に記した各プロセス毎に見ていきましょう。

 

3‐1. 面接時の印象や感想、追加質問等あれば解消しましょう

面接が終わった後のフィードバックは候補者側に限ったことではありません。

良い印象だったのであれば尚更、企業側からも率直な印象や感想を伝えましょう。

また限られた時間内で確認しきれなかった点や追加で疑問に思ったこともアフターフォローを通じて早期に解消することをおススメします。

同時に候補者からの質問も受け付け、それに真摯に対応することにより、候補者の志望意欲も高まるかと思います。

 

3‐2. オファー連絡は一方通行で終わらせない

オファープロセスにおいて一番重要なのは、事務的な連絡だけにならないことです。

内定通知書は企業からの言わばラブレター、候補者側にとっても一番嬉しい瞬間ですので、ぜひとも雇用条件だけの連絡にとどまらず、入社後の展望や社内の様子、オファーに至った経緯などを添えてお伝えください。

またオファー内容はあくまで企業側の希望提示となりますので、候補者側からの質問や交渉にも可能な限りお答えいただけるとよろしいかと思います。

一方的なプロセスに感じがちなオファー連絡ですが、あくまで双方が気持ちよく仕事をするためのすり合わせの場となりますので、アフターフォローはお忘れなく。

 

3‐3. 入社までコミュニケーションにブランクを開けない

候補者から晴れて内定承諾をもらえたら、いよいよ入社準備が始まります。

パソコンやオフィス用具を準備したり、研修制度を整えたりと、新入社員を迎えるに当たって大忙しになる時期かと思います。

特に外国人の場合は就労ビザの手配、国外にいる方であれば渡航の調整、住居の手配など、やることは様々。

忙しい中ではありますが、重要なのは入社日まで候補者を放っておかないということです。

現職中の候補者であれば、退職交渉からカウンターオファーの恐れもありますので、入社日当日まで候補者の気持ちを冷めさせないことがポイントです。

 

3‐4. 入社後のアフターフォローは人材定着の鍵！

入社後は業務内容のフォローアップに限らず、社内システムやメールツールの使い方、既存メンバーとのコミュニケーションなど、研修ではカバーしきれない細かな部分もフォローします。

新入社員の不安を取り除くためには、直属の上司や人事はもちろんのこと、先輩社員や他部署のメンバーなどからのフォローアップも有効です。

大切なのは、関係者だけに限らず、誰にでもヘルプの声を上げられる環境を作ること。

長いプロセスを経てせっかく採用した人材ですので、入社後もしっかりとフォローアップをし、いち早く戦力として活躍して頂きたいですよね。

 

最後に

今回は採用のポイント、プロセス後のアフターフォローについて記載してみました。

人材採用には多くのプロセスがあり、中には1年以上かけて採用するケースもあるほど時間と工数がかかります。

上記のフォローアップに関しては、弊社のような人材紹介会社を上手く使うことでより効果的な対応が可能となりますので、ぜひとも人材採用にお困りの際はお声がけ頂ければと思います。

シンガポールでの採用がスムーズに進むよう、本記事が少しでも参考になれば幸いです。

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