社内イベント開催のメリットと成功の秘訣とは

こんにちは。

リーラコーエン シンガポールマーケティング担当の野上です。

新型コロナウイルス感染防止のための行動制限が一気に緩和されたシンガポール。

最近では大人数が集まるイベントも増えてきているように感じます。

また、特に職場においては、リモートワークに代表される働き方の変化に伴い、従業員同士のコミュニケーション不足解消のため改めて社内イベントの重要性が見直され、積極的に実施するというケースが増えています。

そこで今回は、社内イベントを開催するメリットから、シンガポールで社内イベントを開催する際に参考にしたい7つのステップをご紹介いたします。


【目次】
1.社内イベントを開催するメリット
2.いざ企画、参考にしたい7つのステップ
3.最後に


1.社内イベントを開催するメリット

なかなか大人数で集まることが制限されてきた数年間ですが、社内イベントは本来は開催のメリットが多数あります。

例えば、冒頭で述べたような社員同士のコミュニケーションの促進が挙げられます。

リモートワークにより会話の機会が減っている中、限られた時間ではあるものの従業員同士が顔を合わせることで幅広いコミュニケーションを取ることが可能です。

席次によっては部署が異なる社員同士も関わることができ、社員同士の結束を高めることも。

また、社員が一同に集まる場でマネジメントから直接企業理念やミッション、展望などを聞くことにより、社員それぞれの帰属意識や業務へのモチベーションを高めることも期待できます。


2.いざ企画、参考にしたい7つのステップ

それでは実際、イベントを企画する際はどのようなステップを踏めばよいのでしょうか。

シンガポールでの開催例を交えてご紹介いたします。


2‐1.社内イベントの目的を明確にする

まずは、イベントを開催する目的を明確にすることから始めます。

例えば社員のエンゲージメントと帰属意識を高めるための決起イベントなのか。

それぞれのやる気を高めるための授与式なのか。

または社員同士のコミュニケーションやネットワークを広げるための会食なのか。

このように、目的は様々ですが、念頭に置くだけでその後のイベント内容をイメージしやすくなり、準備がスムーズになります。

またこのとき、イベントのキャッチコピーやストーリーなども考えてみると良いでしょう。

その後のプロセスにおいて、複数人数でイベント内容を詰めていく際に共通認識や判断基準を持ちやすくなります。

 

2‐2.イベントの企画・運営メンバーを決める

イベントの趣旨・内容が決まったら、企画や当日の運営を行う社員を複数人選びます。

このとき、出来れば様々な部署から1人ずつ選出するのが好ましいでしょう。

日頃の業務内容が異なる様々な価値観を持つメンバーが集まることで、より濃い意見交換が期待できます。

例えば、社員全員が集まる決起会を企画する場合。

企画の元締めが1人に対して、当日の司会進行役、イベントで放映するビデオやコンテンツを制作するチーム、食事や当日の記念品などを用意するロジスティクスチーム、当日のアクティビティや会場の設営を担当するチームなど、様々な役割に応じて人員を配置するよう検討します。

 

2‐3.イベントの予算を決める

次に策定したいのはイベント全体の予算です。

1つ1つのチーム毎に必要な予算を算出し、包括的なリストを1つ作成します。

例えば会場のレンタル費用をはじめ、食事、軽食、記念品、アクティビティなどが含まれます。

このとき、念のため総コストの約10%程度のバッファーを追加しておくようにしておくことをおすすめいたします。

 

2‐4.イベントに適した会場を決める

予算を策定する際に並行して確認したいのが、会場です。

レストランなのか、イベント会場なのか、ホテルなのか。

冒頭に決めたテーマに応じた会場をイメージしながら、参加者の想定人数に応じた会場を5つほど絞り込みます。

なお、シンガポールのホテルの会場を貸し切って行う場合、多くのケースで軽食が含まれるパッケージ費用が用意されています。

一方で、12月後半~1月下旬は例年旧正月のハイシーズンのため、通常よりも会場が押さえにくく、高額になる場合があるので注意が必要です。

この時期にイベントを企画する場合、気に入った場所があればお早目に問い合わせてみることをおすすめいたします。

また、会場を決める際はプロジェクターやインターネット環境などもくまなく確認をしておくことをおすすめいたします。

参加予定の従業員が多い場合、当日に急きょ体調不良で来られなくなるケースも想定されます。

このような場合、zoomなどでリモート参加が出来る環境を用意しておけると安心です。

 

2‐5.ベンダーを決める

イベントを盛り上げる業者はなるべく早めにおさえておくと安心です。

例えば食事のケータリングや会場装飾、エンターテイメント・ゲーム業者など、決められたイベント要件と予算に近いものを選定します。

また、様々な国籍の従業員が集まるシンガポール、特に食事についてはハラルのものを準備する必要のあるケースがあります。

選べるコース料理など、早めにヒアリングを行い各社員に合った食事を用意するようにします。

 

2‐6.従業員への周知を行う

イベントの日程、会場、内容などの大枠が決まったらいよいよ社員への周知を行う時です。

日時はもちろんのこと、持ち物やテーマに合ったドレスコードなどがあれば早めにイメージを複数回に渡って伝えておくようにします。

また、もしイベント終了後、対外的な周知を行う場合は集合写真も忘れないように撮影しておきましょう。

予算が合えば当日用にプロのカメラマンを予約しておくのも良いでしょう。

 

2‐7.タイムラインを適宜確認する

イベント企画におけるそれぞれのチームが粛々と準備を進め、日程が迫ってくる中で忘れずに行いたいのがタイムラインの確認です。

それぞれ、誰が、いつまでに、何を準備するのかという点を全員の共通認識として定期的にすり合わせしておくと最後の最後で焦らずに済みます。

全員の共通認識としておくことで、それぞれが間に合っていない部分をカバーすることができるというメリットもあります。

 

3.最後に

今回は社内イベントを開催するメリットと、その準備のコツについてお届けしました。

社員同士が顔を合わせ、直接コミュニケーションを取ることのできる社内イベント、年々その重要性が高まっています。

イベントを開催することがゴールではありませんが、イベントの主役である社員それぞれが、心から参加して良かったと思える内容になってこそ、社内イベントを開催する意義があるように感じます。

本情報がご参考になれば幸いです。

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